¿Quién debería gestionar la contratación del Coworking?

Con la llegada del teletrabajo, los modelos híbridos vienen posicionando una modalidad muy atractiva para las empresas: el COWORKING, Pero, ¿quién debería gestionar la contratación y la administración del gasto en esta nueva modalidad?

Si bien el área de Recursos Humanos puede parecer la opción obvia, hay varias razones por las que los Gerentes de Viajes y los planificadores de reuniones podrían desempeñar un papel importante, aquí algunas razones:

▪ Experiencia en adquisiciones / abastecimiento

La gestión del coworking podría implicar la negociación de «relaciones preferidas o proveedores preferentes». En algunos casos, esto podría implicar la realización de RFP formales. Los gerentes de viajes y los planificadores de reuniones ya tienen una experiencia significativa en hacer esto con hoteles y lugares de reuniones. 

▪ Aprovechar los procesos existentes

Los programas de viajes ya tienen la propiedad de los procesos existentes que pueden aprovechar para el coworking / gasto de oficina flexible. Por ejemplo, los gestores de viajes pueden tener relaciones con proveedores de pagos y pueden configurar procesos de pago para el gasto de coworking. A veces tienen relaciones con consultores de gestión de riesgos y pueden establecer protocolos de gestión de riesgos en torno al coworking. 

▪ Vínculo Natural

En muchos casos, el gasto de oficina podría estar vinculado a los viajes de negocios o reuniones. Por ejemplo, digamos que un empleado viaja para reunirse con clientes. Puede alquilar una sala de reuniones en la ciudad que está visitando donde pueda recibir a todos sus clientes durante todo el día. Todos estos gastos relacionados con los viajes y la oficina están vinculados al mismo viaje de negocios. Asimismo, existe la necesidad de algún espacio para el trabajo remoto y para reunirse cara a cara. Esto crea una oportunidad para que los gestores de viajes negocien mayores ahorros con los proveedores de hoteles y espacios para reuniones al capitalizar mayores volúmenes de reservas.

Artículo escrito por Javier Rosas Best