El Gran Dilema

Desbloquear el valor estratégico de las reuniones en persona es clave para gestionar los viajes de negocios responsables, dice el experto de la industria Scott Gillespie

"¿Cómo debemos reunirnos?" Esta simple pregunta está en la raíz de varios problemas complejos. La respuesta afecta la moral, el trabajo en equipo, la cultura y la confianza. A lo grande, da forma al reclutamiento, la retención, la creatividad, la innovación y la sostenibilidad.

El último libro blanco de tClara ‘How We Meet Matters‘ revela un dilema desconcertante para los líderes empresariales estadounidenses. El 79% de los encuestados dice que quiere que sus empresas viajen tanto o significativamente más que sus competidores más cercanos. Sin embargo, el 77% admite que no puede saber si sus compañías viajan demasiado o muy poco, aparte de mirar el presupuesto de viaje. Sospecho que este dilema persiste también en todo el Reino Unido y Europa.

En efecto, estos líderes empresariales están admitiendo que no tienen una forma práctica de medir los beneficios de un viaje de negocios. Este es un gran problema para todos aquellos que desean ver que la industria de viajes de negocios se recupere a largo plazo.

Sin métricas útiles vinculadas al valor creado por los viajes de negocios, los CEOs y CFOs desafiarán legítimamente los costos de viajar a la luz del costo, el carbono, el tiempo y las ventajas de salud que ofrece reunirse virtualmente.

Si bien muchos en la industria de viajes están tirando para una recuperación de los viajes a los niveles anteriores a la pandemia, muchos otros no lo están. Las partes interesadas, como los jefes de sostenibilidad, seguridad, gestión de riesgos, retención de talentos e incluso una buena parte de los ejecutivos de alto nivel, ven ventajas significativas al restringir los viajes de negocios. Como era de esperar, están promoviendo una visión de «menos viajes puede ser mejor», una que es difícil de desafiar sin mejores métricas para medir el valor de reunirse en persona.

Sin embargo, los gerentes de todos los niveles de una organización reconocen que hay beneficios reales y significativos de reunirse en persona. La pregunta es cómo enmarcar los costos y beneficios de las reuniones virtuales y en persona de una manera que ayude a los anfitriones de reuniones a tomar mejores decisiones y persuada a los altos ejecutivos a utilizar los recursos de viaje de manera más estratégica, más responsable y con mayor sostenibilidad.

La respuesta está en un nuevo enfoque basado en objetivos para gestionar los viajes de negocios. En primer lugar, debe vincular explícitamente cada viaje de negocios al objetivo estratégico que el propósito del viaje respalde más claramente. Simplemente pídale al viajero que identifique el objetivo estratégico del viaje antes de que se realice el viaje. Piense en «generar ingresos» o «generar confianza y trabajo en equipo» o «mejorar nuestra fuerza laboral».

Luego pídale al viajero antes del viaje que defina un criterio por el cual se debe juzgar el éxito del viaje. Algo así como «aprender tres enfoques prácticos para superar las objeciones basadas en los precios». Deja que el viajero elabore su propio criterio. Esto se convierte en parte del registro de justificación previa al viaje. Deben saber que el criterio del viaje será visible para su gerente y otros en su cadena de mando.

Finalmente, unas semanas después de que termine el viaje, muéstrele al viajero el criterio que le dio y pídale una calificación simple. «En una escala del uno al 10, ¿qué tan exitoso ha demostrado ser este viaje?» Los viajeros inseguros pueden inflar sus respuestas, pero siempre que se den cuenta de que están registradas y son visibles para los altos ejecutivos, uno puede esperar que los viajeros respondan con un grado razonable de honestidad.

«Debe vincular explícitamente cada viaje de negocios al objetivo estratégico que el propósito del viaje respalde más claramente»

Ahora imagine los resultados agregados de este enfoque durante un trimestre o dos. La alta gerencia verá los recursos de viaje consumidos para cada objetivo estratégicamente importante, junto con las tasas de éxito de viaje de cada objetivo. Esto no es un intento de calcular el ROI en los viajes. Este es un camino fácil y práctico para revelar por qué una empresa viaja y qué tan efectivos parecen ser esos viajes.

Y para aquellos que temen pedir a sus viajeros que dediquen tiempo a estas tres tareas simples, se sentirán aliviados al saber que la alta gerencia apoya firmemente tal solicitud. La investigación de tClara muestra que el 92% de los líderes de C-suite con sede en los Estados Unidos dicen que sus viajeros frecuentes deberían pasar unos minutos justificando sus viajes antes de viajar.

Seguramente los ejecutivos con sede en el Reino Unido y Europa apoyarían al menos garantizar que los viajes se utilicen por las razones correctas.

Fuente: Business Travel Magazine