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Las nuevas herramientas tecnológicas se abren paso en la gestión de eventos

A pesar de la gran cantidad de herramientas existentes en el mercado, los event planners son conscientes de que la tecnología tiene que estar al servicio de los objetivos y no al revés, porque una mayor inversión en recursos tecnológicos no implica necesariamente un mayor impacto. Son algunas de las conclusiones del estudio ‘Una nueva etapa en los eventos de empresa’, elaborado por Forum Business Travel, en colaboración con Diners Club.

Numerosas soluciones están facilitando un recorrido mayor para el evento que se deja notar antes, durante y después de la celebración del mismo, sobre todo en lo referente a la involucración de los participantes. Las redes sociales han dado un enorme impulso a esta realidad, así como las aplicaciones personalizadas que favorecen la interacción.

Los enfoques experienciales de los eventos están demostrando gran efectividad para dejar huella entre los asistentes. Además del contacto humano o la creatividad del planteamiento, la tecnología también favorece la construcción de un relato emocional a través de proyecciones envolventes, la participación en remoto otros participantes, los hologramas, los montajes audiovisuales y, en un futuro próximo, el llamado metaverso.

Además de las funcionalidades que ofrecen las app para mejorar la experiencia de los asistentes, también constituyen una excelente herramienta para medir el impacto del evento o recoger información sobre gustos y necesidades, incluso para modificar el programa en tiempo real o tomar decisiones de cara a futuras convocatorias. También ayudan a gestionar la logística y la promoción.

Por otra parte, los organizadores señalan la dificultad de automatizar procesos en la actividad MICE, dada la enorme casuística que caracteriza al sector y la tendencia tan extendida a diseñar eventos únicos y exclusivos con objetivos y planteamientos propios para cada ocasión.

Los procedimientos más susceptibles de ser automatizados están en relación con el registro de participantes, las campañas de mailing, las comunicaciones, la logística y el reporting. También en el control de aforos en grandes eventos y el procesamiento de incidencias.

En los últimos tiempos ha mejorado significativamente la integración de sistemas, lo que permite conectar herramientas administrativas para conciliar registros procedentes de diversas fuentes y llevar un control más efectivo de los pagos e ingresos, la relación con los proveedores o los trámites fiscales.

Fuente: Forum Business Travel

Acerca de Javier Rosas (1194 Artículos)
¡Hola, soy Javier Rosas! Llevo más de 15 años desarrollándome en la industria de viajes y turismo, soy asesor y consultor senior especializado en el rubro de viajes corporativos y promoción de eventos internacionales. Además, soy Socio Fundador y Director Ejecutivo de Travel Management Consulting (TMC), consultora especializada en gestión de viajes corporativos, y Presidente del Capítulo Perú de la Global Business Travel Association (GBTA), una de las asociaciones de viajes de negocios más importantes del mundo. Te invito a suscribirte a 'Viajes Corporativos Perú' donde encontrarás todo lo relacionado al sector de viajes de negocios en el Perú y la región. Espero que sea de gran utilidad en tu vida profesional y en la gestión de viajes en tu empresa.

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