Acercándonos al futuro de los viajes corporativos: cuatro pasos

Planificación de viajes corporativos del futuro

Trazar una hoja de ruta segura y eficaz para futuros viajes corporativos requiere que todos los jugadores colaboren. Jugadores clave en el ecosistema: proveedores (incluidas aerolíneas, hoteles, empresas de alquiler de automóviles y viajes compartidos), planificadores de viajes corporativos, intermediarios de viajes como agencias de viajes en línea (OTA), proveedores de sistemas de distribución global (GDS) y los propios viajeros.

Necesita dominar cuatro habilidades críticas: aprovechar los datos en tiempo real, planificar con agilidad, buscar comodidad y seguridad y comunicarse con claridad.

La planificación para el futuro puede parecer volar a través de una niebla de incertidumbre, lo que hace que sea aún más importante para los jugadores aprovechar los datos en tiempo real para informar su toma de decisiones. Las organizaciones podrían invertir en capacidades de datos para identificar y monitorear los primeros signos de una aceleración en los viajes de negocios.

Vale la pena explorar las OTA y los proveedores de GDS como nuevas fuentes de datos. Los intermediarios de viajes como estos se encuentran en una situación única para proporcionar datos agregados para cada industria. 

Por ejemplo, pueden informar a un planificador de viajes corporativos cuántos asientos está reservando el resto del sector de la empresa, indicando si la empresa está por delante o por detrás de la curva. 

Muchos planificadores de viajes corporativos también están preocupados por las fluctuaciones en el costo y la disponibilidad de boletos, dada la volatilidad de los horarios de vuelos durante este tiempo. 

Los intermediarios pueden proporcionar datos que sugieran qué vuelos tienen más probabilidades de permanecer en el horario de una aerolínea, lo que ayuda a los clientes a desarrollar más agilidad en la toma de decisiones. Los intermediarios pueden crear una nueva fuente de ingresos a partir de estos datos.

Los datos en tiempo real también ayudan a los proveedores de viajes corporativos, como las compañías aéreas y los hoteles, a ser más ágiles. A medida que regresen los viajes corporativos, estos proveedores deberán desplegar los recursos adecuados en tiempo real para satisfacer la demanda, que puede cambiar bruptamente. 

Por ejemplo, una aerolínea cometió un error costoso al no estar preparada para el repentino aumento en la demanda de vuelos de placer durante las recientes vacaciones de Semana Santa. 

Como la recuperación probablemente será desigual, las aerolíneas tendrán que averiguar cómo tener aviones, pilotos y tripulación en espera para que puedan aumentar la capacidad rápidamente cuando sea necesario. 

Las organizaciones pueden reunirse con regularidad para discutir conocimientos basados ​​en datos y alinearse con los próximos pasos.

Incorpore la agilidad en la planificación

Vale la pena tener un plan y una estrategia detallados para diferentes escenarios de recuperación. Cuando aumenta la demanda, muchas empresas pueden encontrar que no tienen tiempo para hacer una pausa y pensar en sus estrategias.

Cuando se trata de organizar viajes de negocios para empleados, los planificadores de viajes corporativos deberán tener en cuenta cuatro consideraciones:

• Primero, los factores que afectan si los viajes corporativos deberían aumentar: por ejemplo, los niveles de infección local y regional, la demanda de los clientes y las acciones competitivas.
• En segundo lugar, las fuentes de datos relevantes utilizadas para evaluar estos factores: estos podrían incluir indicadores de salud pública, encuestas a clientes, datos de socios de viajes sobre las tendencias de la industria y el comportamiento de la competencia, y precios en tiempo real de los GDS consistentes con los acuerdos corporativos típicos, incluso como aerolínea. -Las clases de pasajes pasan por reajustes.
• En tercer lugar, las políticas de la empresa sobre viajes de negocios: ¿Qué políticas basadas en la distancia debe cumplir el personal? ¿Deberían utilizar coches de alquiler, viajes compartidos, taxis o vuelos? ¿Cuándo deben usar máscaras o participar en reuniones grupales? ¿Cómo (y deberían) distinguir las empresas entre las actividades en las que pueden participar los empleados vacunados y no vacunados?
• En cuarto lugar, la información que necesitan los viajeros: esto incluye sitios web, servicios de ayuda para viajes y mensajería.

Un mayorista y fabricante de productos para la salud de EE. UU. Proporciona un ejemplo de cómo estas consideraciones funcionan juntas. Actualmente, las fábricas de la compañía están abiertas, las oficinas corporativas permanecen cerradas y los viajes corporativos están paralizados. Recientemente, la compañía decidió organizar la reanudación de los viajes corporativos, comenzando por los ejecutivos. 

Las reuniones y conferencias de ventas críticas estarán en la próxima ola de viajes de negocios, seguidas de ventas generales y actividades corporativas internas y, finalmente, capacitación y eventos internos. El nivel de viajes corporativos varía según el estado, según las tasas locales de infección y vacunación. 

La compañía también estableció códigos de seguimiento en su sistema de gestión de relaciones con los clientes para monitorear cuándo se ganan o pierden ventas debido a viajes competitivos.

La compañía instituyó diferentes políticas para cada nivel, incluido cuándo se deben usar máscaras, el tamaño de grupo permitido para reuniones en interiores y qué opciones de alojamiento se deben hacer (por ejemplo, se evitan las viviendas compartidas por razones de seguridad y saneamiento). La empresa está desarrollando folletos internos y un plan de comunicación para mantener informados a sus empleados.

Personalice experiencias basadas en la seguridad y la comodidad.

La seguridad y la comodidad son elementos cruciales en la experiencia de viaje y, a veces, pueden ir en direcciones opuestas. Se puede hacer más para cerrar esta brecha. Tanto los empleadores como las compañías de viajes podrían encontrar formas de brindar tranquilidad a los pasajeros y mejorar la comodidad y la conveniencia. El principio rector aquí es brindar al viajero un mayor control sobre las decisiones que afectan su sensación de comodidad y seguridad.

Por ejemplo, las aerolíneas pueden personalizar las experiencias de vuelo mejorando la funcionalidad de sus aplicaciones móviles para permitir que los pasajeros reserven sus comidas y refrigerios o hagan solicitudes especiales. 

Los hoteles pueden permitir que los huéspedes decidan la frecuencia y el horario del servicio de limpieza. Podrían considerar ofrecer iniciativas que mejoren el bienestar físico y mental de los huéspedes, por ejemplo, ofreciendo entrenadores virtuales para guiar las prácticas de meditación o fitness. 

Los proveedores también podrían considerar ofrecer políticas de flexibilidad radicalmente transparentes y permitir a los clientes una mayor variedad de opciones con diferentes tarifas asociadas para cancelaciones y cambios.

Comunicarse con claridad

Incluso los viajeros más experimentados tienen que aceptar que viajar ha cambiado. Las máscaras se han vuelto omnipresentes y las restricciones fronterizas, los procedimientos de abordaje y los requisitos de higiene parecen estar en constante cambio. Es fundamental que las organizaciones comuniquen claramente cuáles son sus políticas de viajes corporativos en un momento dado, para cada etapa del viaje, desde antes hasta después del viaje.

Ayuda a las organizaciones a ser más proactivas a la hora de comunicar cualquier tipo de cambio, ya sea con respecto a las políticas estratégicas de toda la empresa o detalles más detallados, como el viaje compartido preferido de la empresa o las opciones de alquiler de coches para viajes corporativos. 

Cuando se realizan cambios en las operaciones, las empresas pueden tener especial cuidado para garantizar la disponibilidad de las comodidades. El liderazgo puede desempeñar un papel destacado a la hora de modelar cómo viajar en esta nueva realidad al reiterar claramente las políticas de la empresa. 

Los sitios web de información, los servicios de ayuda para viajes y las infografías fácilmente digeribles podrían utilizarse para transmitir el mensaje. Mantenga abiertos los canales de comunicación y permita a los empleados dar su opinión y plantear inquietudes cuando surjan.

Los empleados también pasarán por un período de ajuste a medida que reanuden sus viajes de negocios. El liderazgo puede comunicar que está bien que se lo tomen con calma y que deben plantear sus inquietudes si alguna vez se sienten inseguros.

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Algunos viajeros corporativos encontrarán que tienen que adaptarse rápidamente a los muchos cambios en los viajes de negocios, mientras que otros tendrán el lujo de relajarse durante un período más largo. La imprevisibilidad seguirá siendo una realidad, pero una cosa es cierta: si todos desempeñan bien su papel (y de manera inteligente, aprovechando las tecnologías y procesos a nuestra disposición), la reanudación de los viajes corporativos es posible.

Fuente: McKinsey & Company