4 claves para la gestión de viajes en pequeñas empresas

Los viajes corporativos han demostrado ser una de las mejores formas de buscar nuevas oportunidades de negocios, desarrollar relaciones y reclutar a los mejores talentos. Por ello, aunque la empresa sea pequeña, la gestión de viajes es una prioridad para ahorrar y evitar que se gaste más dinero del debido en viajes corporativos.

A continuación, cuatro consejos para comenzar con la gestión de viajes de su pequeña empresa:

• Establecer una herramienta de reserva centralizada

Cuando los empleados que viajan reservan de forma independiente, los itinerarios y recibos se distribuyen en varios correos electrónicos, sitios web de consumidores y cuentas de tarjetas de crédito. Toda esta información aislada desperdicia mucho tiempo y dinero a su empresa.

El establecimiento de una herramienta de reserva centralizada para vuelos, hoteles y autos de alquiler recopila toda esa información en un solo lugar para que los viajeros corporativos sepan dónde reservar, los gerentes de viajes tengan visibilidad de los planes de viaje de la compañía y el equipo de finanzas puede rastrear fácilmente los gastos de viaje en tiempo real.

• Implementar una política de viajes

Con la gestión de viajes de pequeñas empresas, la implementación y aplicación de una política de viajes corporativos efectiva será uno de los pasos más cruciales que ayudará a mantener a los viajeros de negocios dentro del presupuesto.

Esta política debe describir cuánto se puede gastar en vuelos y hoteles para viajes de negocios, según el destino, así como los gastos diarios. Con una política claramente comunicada, los empleados saben exactamente cuánto pueden gastar en sus viajes de negocios.

• Agilizar la gestión de viajes y gastos

Los empleados reservan sus viajes, compran comidas en el camino y toman viajes en auto en la ciudad de destino. Sin embargo, en los programas de viaje no administrados, el equipo de Finanzas desconoce estos costos hasta que el viajero regresa y presenta un informe de gastos.

El software de gestión de viajes simplifica el proceso de informe de gastos, todo lo que los empleados tienen que hacer es tomar una foto de un recibo, subirla a una aplicación y el resto está automatizado.

• Brindar apoyo al viajero

El administrador de viajes de su empresa probablemente no pueda mantenerse al día con todos los cambios, cancelaciones y demoras que inevitablemente suceden durante cada viaje de negocios. Tampoco tienen las conexiones o la experiencia en la industria de viajes para lidiar con las interrupciones de la manera más efectiva posible.

Con una herramienta de gestión de viajes corporativos adecuada, sus viajeros podrían tener acceso ilimitado a asistencia al viajero las 24 horas ante cualquier problema que suceda en el viaje.

La mejor manera de cumplir con todos estos pasos es recurriendo a un tercero para que lo ayude con su gestión de viajes. El aspecto que debería tener depende de las necesidades y el presupuesto de su empresa, pero las opciones más comunes son las agencias de viajes corporativas o un software de gestión de viajes corporativos.

Fuente: Lola.com