El fraude interno, una práctica frecuente en los viajes de negocios

El fraude interno en las empresas a la hora de justificar gastos de viaje ha crecido ligeramente durante el último año, según un informe de Captio. Algunas de las prácticas más habituales son superar los importes autorizados, pasar gastos antiguos o falsificar la información de los justificantes.

El control del fraude interno en los gastos por desplazamiento es un asunto que preocupa a tres de cada cinco compañías. Esto queda de manifiesto en el hecho de que el 64% de las empresas usuarias de Captio tiene configuradas diferentes alertas para detectarlo. Son mayoría, pero menos que en 2017, cuando el porcentaje fue del 77%.

De los gastos analizados en el presente estudio, el 13% no cumplen con las políticas de viajes fijadas por las empresas. Por tanto, se consideran como potencialmente fraudulentos. Este porcentaje es sensiblemente superior al de los dos años anteriores, cuando fue del 12%.

Las cifras son mayores en las empresas pequeñas (<50 empleados), con un 19%; que en las grandes (>251), con un 12%; o las medianas (51-251), que tienen un 11% de fraude. Han aumentado los fraudes en las empresas pequeñas pero en cambio han bajado en las de tamaño medio. En las grandes empresas las cifras se mantienen estables.

Por lo que respecta a los tipos de posibles fraudes detectados de los desplazamientos analizados, la distribución de las irregularidades es la siguiente:

• Superar el importe máximo autorizado: 26%
• Pasar gastos antiguos: 23%
• Editar la información de justificante: 20%
• Efectuar gastos en fin de semana: 10%
• Pasar el mismo tique varias veces: 9%
• Falta el justificante de gasto: 7%
• Otros: 5%

Los tiques editados han subido 13 puntos (un 20%, frente al 7% detectado en 2017), mientras que los avisos por superar el importe máximo han pasado de un 12% en 2017 a un 26% el año pasado. También han aumentado los gastos efectuados en fines de semana. No obstante, llama la atención el descenso en la cantidad de tiques antiguos presentados: un 23%, frente al 32% de 2107. También la gran bajada de los tiques pasados en varias ocasiones. De un 30% contabilizado hace dos años, ha pasado a un 9% en 2018.

¿Cuáles son las consecuencias del fraude interno? La más evidente es, sin duda, el coste económico directo que supone para las empresas. Concretamente, asciende a 27,2 millones de euros, una media de 51.386 euros anuales por empresa. El coste medio del fraude por empleado sube a 689,87 euros anuales, un 2,7% menos que en el último estudio realizado. Otros efectos apuntados son la reducción de la competitividad, la dificultad en la toma de decisiones o el empeoramiento del clima laboral.

Para llevar a cabo la elaboración del informe, Captio, la plataforma líder en el mercado español para la gestión de viajes de negocios, ha analizado una muestra de 1,1 millones de registros de gasto en desplazamientos profesionales recogidos en las hojas reportadas por 530 empresas durante el año 2018 y que corresponden a 39.483 trabajadores en movilidad.

Publicado en Forum Business Travel