5 tips para mantenerte productivo en tu viaje de negocios

Al menos 26% de viajeros frecuentes encuentran difícil mantenerse al día con sus obligaciones laborales mientras viajan. De hecho ese número se dispara a 68% para aquellos que trabajan en organizaciones con políticas de viaje enfocadas en reducir costos transaccionales, según un estudio reciente de ARC, AMEX GBT y tClara.

Es difícil mantener esa productividad a la que estamos acostumbrados en nuestra jornada regular mientras viajamos. Además, tenemos menos tiempo en el día para abrir y redactar correos electrónicos, preparar presentaciones, y en general trabajo administrativo.

Por ello, la revista Travel Manager, comparte con nosotros cinco estrategias para mantenernos productivos mientras estamos de viaje:

1. Ten planificado todo

Todo viaje de negocios debe tener objetivos claros. Esto ayuda a enfocar el plan y a decidir qué vamos a hacer con nuestro tiempo. Tomemos siempre en cuenta particularidades de nuestros destinos como la época de visita para llevar la vestimenta adecuada.

Siempre debemos tener un plan B; reuniones canceladas, calles que se cierran, vuelos que se demoran o se cancelan. En fin, es bueno pensar en estas eventualidades y tener un plan de acción para estas situaciones. Otra recomendación es apartar tiempo para expandir nuestra red de contactos. Aprovechemos para visitar a colegas, exclientes, conexiones de LinkedIn y amigos. Cultivar estas relaciones puede resultar oportunidades de negocio, oportunidades laborales y lo más importante, amistades para toda la vida.

Una de las mejores estrategias de productividades es hacer del transporte terrestre nuestra oficina móvil.

2. Los correos electrónicos son tu prioridad

Es importantísimo tener una estrategia para dar prioridad a los correos electrónicos. El correo electrónico es una excelente herramienta para mantenerse en contacto y uno de los mayores detractores de productividad si no tenemos una estrategia, especialmente cuando estamos viajando. Una recomendación es siempre utilizar la función de respuesta automática (Out of Office reply). Así quienes intentan comunicarse con nosotros saben que no van a recibir una respuesta inmediata, y que si el tema es de urgencia, nos pueden contactar en nuestro móvil.

Otro consejo es dar prioridad a los correos electrónicos que recibimos. Puedes separar las prioridades en 3 grupos: Acción Inmediata, Hoy y Al regresar a la oficina. Acción Inmediata: son aquellos correos que se responderán en la primera oportunidad que tengas. Hoy: son aquellos que responderás después de tus reuniones. Al regresar a la oficina: se explica por sí mismo. Esto ahorra tiempo y permite ser eficiente al no tener que usar demasiado tiempo en correos electrónicos mientras viajas.

3. Mantente conectado siempre

Si viajamos internacionalmente, es importante asegurarnos que el plan de datos internacionales sea activado y entender las reglas. En algunos casos, existe un límite de datos que se pueden usar y el coste de llamadas puede ser elevado.

Es recomendable, contar con un plan de datos ilimitados en el exterior, que tengan la función «hotspot»; es decir, que tenga su propia red inalambrica que permita compartir conexión a internet a través de una red Wi-Fi generada por el teléfono. De esta manera podremos tener siempre internet en nuestras laptops u otros dispositivos,  y estar conectados inclusive en situaciones donde una conexión a internet no está disponible.

Una de las mejores estrategias de productividad, particularmente en ciudades con mucho tráfico es hacer del transporte terrestre nuestra oficina móvil. Si tienes una función “hotspot” podrás conectarte en el auto, haciendo que el tiempo en el tráfico se vuelva productivo para tu trabajo.

Si no estás revisando emails o finalizando una presentación, puedes realizar llamadas con clientes o mantenerte en contacto con tu oficina.

4. Aprovecha las Salas VIP (Oficinas en el Aeropuerto)

Según un estudio de Harvard Business Review, el mayor estrés de los viajeros ocurre mientras están en el aeropuerto. También los principales factores que estresan a los viajeros son: no tener una conexión al internet o que esta sea muy lenta (77%), demoras en los aeropuertos (72%) y vuelos con escalas (61%), según AMEX GBT y tClara.

En ciertos casos, como en aeropuertos nuevos, o en lugares donde es recomendable salir con tiempo suficiente por no saber cómo se va a comportar el tráfico, el acceso a las Salas VIP es un salvavidas, ya que nos permiten mantenernos productivo en un lugar confortable durante una espera larga. No solo eso, en ciertas salas, hay servicios adicionales, como salas de junta, servicio de duchas, etc. Estas no son Salas VIP, son Salas de Productividad.

5. Relájate y comunícate con tus seres queridos

Finalmente, dos aspectos muy importantes para mantenerse productivo. En primer lugar, debemos darnos tiempo para relajarnos un poco, podemos poner un horario en nuestro calendario para descansar, salir a caminar y conocer la ciudad. Esta parte es vital para recargarnos de energía, relajar la mente y poder enfocarnos mejor, ten en cuenta que después de un par de días trabajando por 14 – 16 horas, no vas a ser productivo a menos que hagas tiempo para relajarte y descansar.

Por último y tal vez lo más importantes es no perder comunicación con nuestros seres queridos, debemos mantenernos en contacto con las personas de nuestro entorno más cercano como familiares, amigos, pareja.

 

Fuente: Revista Travel Manager