Las maneras más efectivas de ahorrar en los reportes de gastos por viajes

La contabilidad para los gastos por viajes de negocio puede ser un verdadero dolor de cabeza para los gerentes de compras y para directores financieros. No solo demanda tiempo, sino que es uno de los más grandes costos del negocio, afirmó, el director de HRS*Reino Unido e Irlanda, Jon West. Los equipos de compras y finanzas tienen como responsabilidad clave identificar oportunidades de ahorro en reservas de viajes y hoteles para las compañías, siempre es sorprendente como muchas empresas registran los reportes de gastos manualmente, en vez de implementar un proceso automatizado y digitalizado. Al parecer los corporativos están viendo los costos directos, tales como el precio del boleto de avión o la tarifa de la habitación del hotel, pero no están considerando los costos indirectos.

Cómo reclamar el impuesto al valor añadido
Muchas empresas están dejando de lado la importancia de reclamar los impuestos en todas las estadías en hoteles. Realmente es vital que las empresas reciban de manera correcta la información de las facturas y el reembolso del impuesto del hotel. Basándose en la tradicional devolución de factura y en que los viajeros traigan consigo la información correcta en la factura para el reclamo de los impuestos o para procesarlos a través de los gastos no es el sistema más eficiente y confiable. Con tarjetas de crédito virtuales, este proceso se automatiza y todos los datos se encuentran en un solo estado de cuenta.

Adicionalmente, las empresas están perdiendo de vista ahorros potenciales de hasta un 50% por no invertir en una solución simple de gastos online que coordinaría todos estos procesos. Un estudio reciente, en conjunto con Global Business Travel Association (GBTA),  reveló que cada reporte de gastos por viaje demora aproximadamente 20 minutos en completar y cuesta 41 euros en procesar por la estadía de una noche en un hotel.

El verdadero costos del reporte de gastos
Para el estudio se entrevistó a más de 500 gestores de viajes de  corporaciones alrededor del mundo con objetivo de descubrir el verdadero costo de reportar los gastos. Para la mayoría, el proceso era costos y demanda tiempo, sin mencionar el margen de error. Con aproximadamente un reporte de cinco incorrectos, cada corrección  toma aproximadamente 18 minutos y cuesta un extra de 37 euros para procesarlo nuevamente.

Tres puntos de dolor son los grandes retos para las empresas:

• Procesar los reportes de gastos
• La información incorrecta u omitida
• Data sobre reembolsos y arqueo

El enfoque holístico

Más que nunca se recomienda mirar a los viajes de negocio de manera holística, desde la reserva al check-in, hasta la facturación y el archivo de documentos para poder tener la figura más clara en gastos y ahorros potenciales.

Con el aumento del viajero millennial  de negocios en los últimos años, las prioridades han cambiado y los programas han tenido que volverse mucho más centrados en el viajero. Esto se ha visto influenciado por la prevalencia de los dispositivos móviles, empoderando al viajero de negocios individual para incorporar los hábitos del viaje de ocio en la esfera de los negocios. En respuesta, las empresas necesitan asegurar que son igual de comprensivos cuando se trata de viajes de negocios para cubrir con la necesidades de los empleados para evitar la fuga de talento, también para tener una visión de los gastos.

La solución de las tarjetas de crédito virtuales

Una solución a través de tarjetas de crédito virtuales es una manera efectiva para que las  empresas administren el reporte de gastos para estadía en hoteles a la vez que mejoran la experiencia de viaje para los empleados. Como los pagos se hacen virtualmente, el viajero de negocios no necesita una tarjeta física para chequear su entrada o su salida, realizando los pagos de manera más segura y conveniente. También, el monto asignado a cada tarjeta virtual puede tener la finalidad de cubrir los gastos en el hotel, dándole al negocio el control total sobre los gastos del viajero. Las tarjetas de créditos virtuales también pueden ser integradas con los sistemas de reservas que reconcilien automáticamente todo los costos y la información en un solo estado de cuenta que genera una sola factura con impuestos reemplazando el proceso incomodo de devolución manual de facturas.

Las empresas se están quedando muy rezagadas cuando se trata de utilizar un método de pago centralizado para el alojamiento en hoteles y los costos de subsistencia secundarios en comparación a las reservas de vuelos.

Los métodos de pagos que operan directamente a través de la compañía, como las compañías de tarjetas de crédito, se utilizan con el doble de frecuencia para vuelos que para reserva de hoteles. Considerando  las opciones de soluciones de pago que ofrecen información detallada y data de alta calidad, las empresas realmente necesitan considerar la oportunidad que proveen en identificar ahorros significativos en los gastos.