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Meeting design: El próximo paso en la organización de reuniones y eventos

Meeting Design Reuniones En este último post que continua sobre las principales tendencias  en la organización de reuniones y eventos internacionales, hablamos del Meeting Design, la mayor revolución que se ha experimentado en los últimos años, en relación al diseño y la planificación de reuniones y eventos.

No está muy claro quien empezó a usar el termino Meeting Design, pero fue Maarten Vanneste quien lo popularizó en su libro MeetingArchitecture (2008).

Maarten propone una nueva forma de pensar en la organización de reuniones y eventos, que conlleva una nueva visión de cómo diseñarlas y planificarlas.

Maarten Vanneste identifica tres principales objetivos de una reunión:

  • Aprendizaje
  • Networking
  • Motivación

Según Maarten, el proceso para organizar una reunión debe tener 4 fases:

  • Definir los objetivos de las reuniones
  • Diseñar la estrategia y el programa de la reunión basándose en esos objetivos
  • Desarrollar las reuniones con nuevos métodos y formatos innovadores
  • Medir los resultados conseguidos

En definitiva, los cinco principios básicos del Meeting Design son:

1)   Diseñar reuniones que puedan alcanzar los objetivos de los organizadores (meeting owner).

2)   Diseñar reuniones que puedan aportar un mayor valor añadido a todos los stakeholders implicados.

3)   Diseñar reuniones que permitan contribuir a una experiencia más completa y satisfactoria de los asistentes, incentivando que estos participen activamente en la reunión y se relacionen entre sí.

4)   Buscar formatos y nuevas formas de comunicar para transmitir el conocimiento de una forma más efectiva.

5)   Medir si se han obtenido los objetivos planteados y la satisfacción de los asistentes.

Esos objetivos se logran con innovación y con eventos más participativos.

Los organizadores de reuniones tienen que pasar de tener un papel básicamente logístico, a uno más estratégico, generando un programa y unos contenidos que permitan alcanzar los objetivos planteados.

Herramientas con las que cuenta el Meeting Designer 

Contenido – lo que comunicamos y cómo lo comunicamos. En definitiva, lo que los participantes van a aprender y lo que intentamos que provoque un impacto positivo y un cambio en su comportamiento.

Espacio y formato – herramientas que nos pueden permitir crear el ambiente perfecto para el aprendizaje. El formato tradicional de ponente y oyentes se está muriendo. Hay que involucrar a la audiencia en formatos más inmersivos, como mesas redondas o talleres de trabajo. La idea es que los asistentes a las reuniones generen contenido, que pueda dar valor al resto de los participantes.

Pequeños detalles como la altura de la sala, la decoración de las paredes, el diseño del mobiliario, la colocación de las mesas o la distancia entre ellas, son elementos muy importantes, que influyen directamente en como fluyen las reuniones y lo productivas que son.

Ponentes y formas de comunicar – buscando integrar métodos relacionados con la neurociencia o la psicología, para transmitir mejor los contenidos. Está comprobado que cuando más sentidos estimulemos, mejor será la satisfacción de los participantes y más recordarán los contendidos.

Lo más importante es tener herramientas que permitan mantener la atención de los asistentes (cuyo umbral de atención no supera los 20 minutos) y la co-creación de contenido. Los participantes tienen que ser protagonistas y no meros espectadores de la ponencia o charla.

El storytelling es una herramienta muy poderosa para hacer sesiones más amenas y que involucren más a la audiencia.

Algunos formatos novedosos y más participativos de reuniones

Open Space Technology – formato de reunión donde no hay una agenda establecida y donde no hay ponentes. Se define un tema general y son los propios participantes (con la ayuda de un facilitador) los que van desarrollando el formato de la reunión. Las sillas se sitúan en formato de círculo para favorecer la participación de los asistentes.

Campfire – sesiones con pocos participantes, sentados alrededor de un moderador que inicia el debate.

Entrevista – formato en el que el ponente, en vez de dar una presentación, contesta a las preguntas de un moderador o facilitador.

Fishbowl – formato que consiste en diseñar la sala con varios círculos concéntricos de sillas. En el centro se sitúan 4-5 sillas, que son para las personas que debaten la temática de la sesión. Hay dos formatos. El cerrado, donde solo esas 4-5 personas debaten ( y los demás escuchan) o el abierto, en la que la discusión se amplia a todos los participantes.

World cafe – formato por el que la sala es diseñada como si fuera un café o un bar, con pequeñas mesas (de 4 o 5 personal). El facilitador o ponente lanza una temática, que se discute en la mesa y luego se ponen en común los resultados, con las otras mesas.

Freudian Walk – formato por el que la reunión o sesión se organiza al aire libre o desarrollando algún tipo de actividad física, como puede ser pasear. La idea es que esta actividad permita activar el cerebro y que la sesión sea más productiva.

Dinamarca, líderes del Meeting Design a nivel mundial

El mejor ejemplo de posicionamiento en el Meeting Desing es Dinamarca, con su Meetovation.

El concepto Meetovation se basa en conseguir el impacto deseado en el desarrollo de la reunión (return on investment) a través del uso de 4 elementos:

  1. Involucración activa de los participantes
  2. Pensamiento responsable
  3. Formatos creativos
  4. Inspiración local

1.- Involucración activa de los participantes

La participación activa de los asistentes hace que las reuniones tengan más valor, porque aumenta el networking y la difusión del conocimiento.

Este “engagement” se consigue de varias formas:

Dinámicas internas de la reunión – simples cambios en el diseño de la sala que pueden facilitar la relación y el intercambio de ideas entre los participantes. Se buscan formatos diferentes de mesas o sillas, que permitan que los asistentes estén en grupos más pequeños.

Valoraciones – usando la tecnología para conocer la experiencia de los asistentes a la reunión, en tiempo real y poder modificar el evento sobre la marcha, para adaptarse a sus necesidades.

Desarrollo – con el uso de técnicas de brainstorming, que facilite que los asistentes aporten contenidos y puntos de vista diferentes y aporten más valor a la reunión.

Uso de juegos de rol – que permitan a los participantes ponerse en diferentes situaciones y ver la temática, pero tratada desde diferentes ángulos.

2.- Pensamiento responsable

El pensamiento responsable tiene que ser una parte esencial de cualquier reunión o evento. Aporta un beneficio al medio ambiente, a los participantes y al presupuesto de la reunión. La comida sana, la actividad física y el reciclaje tienen que ser elementos básicos de cualquier reunión.

Este pensamiento responsable no solo manda un mensaje positivo, también estimula la energía de la reunión. Entre los temas a cuidar, cabe destacar:

Uso limitado de la energía – con el uso de controles de la temperatura de la sala, la insonorización y aislamiento de las salas, la iluminación de bajo coste y el apagar siempre la luces cuando terminen las sesiones.

Excursiones con una misión – hacer pequeños tours que pongan en valor los recursos naturales presentes cerca de la sede de la reunión.

Revitalizar a los asistentes – por medio de la incorporación de pequeñas sesiones de ejercicio físico o sesiones de meditación/relajación en el programa.

Verde y saludable – ofreciendo en el programa opciones gastronómicas más sanas y saludables, que incorporen productos locales y orgánicos.

Visualizar el enfoque verde – potenciando la presencia de papeleras para catalogar residuos, el uso de materiales reciclables, la distribución de información en formato digital, el uso de jarras de agua en vez de botellas de plástico individuales, etc.

3.- Formatos innovadores

Los organizadores de reuniones tienen que diseñar los diferentes espacios de la reunión de una forma más creativa, creando espacios inspiradores y que estimulen los sentidos, a través de la decoración, la iluminación y los aromas.

El objetivo es que el diseño de la sala genere energía y facilite la concentración y la creatividad de los participantes.

Entre las medidas que podemos tomar están:

Flexibilidad – usando de una forma creativa el mobiliario disponible, usando las salas de formas no convencionales o bien desarrollar el evento en zonas exteriores.

Colaboración – involucrando a los participantes en actividades fuera de lo normal y que requieren la colaboración entre ellos para alcanzar los objetivos. Un ejemplo: ponerles a preparar la comida juntos.

Atmósfera – la iluminación y la decoración adquieren un rol fundamental para crear el ambiente adecuado, que permita la transmisión y generación de contenido, al mismo tiempo que facilita la relación entre los asistentes.

4.- Inspiración local

Hay que facilitar que la reunión se empape de la cultura y el ambiente local. El objetivo es ofrecer a los asistentes una experiencia singular (diferentes a otras anteriores), que les brinde unas emociones tanto profesionales como personales, que recuerden cuando termine la reunión.

Para ello, se deben desarrollar actividades muy ligadas al destino, involucrar la gastronomía local en la reunión y contar con ponentes que transmitan los valores y las tradiciones del lugar.

Lo ideal es que los asistentes tengan actividades que les permitan ponerse en contacto directo con la comunidad local.

Artículo publicado por Raúl García en Aprende de Turismo

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