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¿Necesitan sus Viajes de Negocio un chequeo de Salud?

¿Cuándo fue la última vez que le dieron una limpieza a sus Viajes de negocios? Si fue hace tiempo, ahora es el momento perfecto para evaluar cómo está funcionando. Un chequeo profesional por un experto en viajes corporativos ayudará a su organización a identificar nuevas oportunidades de ahorro en el gasto en pasajes aéreos, en hoteles o en la renta de autos.  Una buena práctica es focalizarse en cuatro áreas principales de sus viajes. Solicite al experto evaluar  todos los aspectos  fundamentales de su programa para maximizar la eficiencia.

Política de Viajes

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Reajuste su política: Revise su actual política para viajes de negocios y entretenimiento y si no tiene una solicite al experto desarrollar algunos procedimientos para sus viajeros frecuentes.

Diseñe una política en blanco y negro: Permite trasladar la responsabilidad en el viajero a pensar en cómo está reservando sus viajes.

Simplifique el proceso de reserva: Actualice sus procesos de reservación y autorización. Consolidando todas sus reservas a través de un solo Travel Manager mejorará la visibilidad de sus gastos y el comportamiento de los viajeros.

Utilice proveedores preferentes: Consolide sus reservas con hoteles, líneas aéreas y rentadoras de autos preferentes para mejorar el poder de negociación.

Comunicación: Una política de viajes debe ser comunicada de la mayor manera a los diferentes segmentos de viajeros.

Diséñela completa: Asegure que su política de viajes incluya los procedimientos y normas para todas las áreas de su programa.

Aerolíneas

Reserve con anticipación: Incluya una política de compra anticipada en su programa de viajes que requiera para viajes nacionales 7 o más días de anticipación al viaje cuando sea posible. Para vuelos internacionales tratar de reservar con 14 o más días de anticipación.

Evalúe los cambios en las reservas: Analice cuan seguido son hechos los cambios para evaluar qué clase de tarifa es la que más se adecúa para los diferentes tipos de viajes (más flexibles o no flexibles).

Utilice descuentos en salones VIP: Averigüe acerca de accesos económicos a salones VIP en aeropuertos.

Vuele en forma económica: Considere utilizar aerolíneas para trayectos cortos y tiempos mínimos de vuelo para acceder y administrar de la mejor manera asientos premium, business o primera clase, basado en crédito de millas por tickets no utilizados.

Utilice la mejor tarifa del día: Busque la tarifa lógica más barata utilizando la mejor tarifa del día.

Hoteles

Evalúe los comportamientos en la reservación de hoteles: Revise dónde se hospedan sus viajeros para ver si hay mejores alternativas que sean tanto convenientes como confortables.

Utilice hoteles preferentes: Expanda una política que maximice el cumplimiento de los viajeros. El uso de hoteles preferentes no solo debe ser mandatorio sino monitoreado y evaluado en períodos regulares.

Busque consistencias: Encuentre una uniformidad a través de los proveedores cerrando contratos a nivel nacional, regional o global con cadenas de proveedores para alcanzar los máximos ahorros y los objetivos de volumen con los hoteles.

Optimice los procedimientos de pago: Evalúe los procedimientos de pago y reconciliación para asegurar la eficiencia en todos los niveles.

En servicios complementarios: Si está pensando desarrollar una política de viajes, negocie que se incluyan en el costo total solo los servicios que usted sabe sus viajeros utilizan (ej.: Internet, facilidades para reuniones, estacionamiento, etc.).

Renta de Autos

Considere Programas de Fidelización: Solicite acerca de los programas de fidelización con sus proveedores preferentes. Las membresías otorgan un servicio prioritario y hacen que los procesos de recojo y entrega sean más eficientes.

Utilice los sistemas GPS: Organice un GPS si no sabe a dónde va. Esto le generará ahorro en el gasto de gasolina y en tiempo de manejo.

Rechace cargos adicionales: Pregunte sobre las locaciones de recojo y entrega de los vehículos, para evitar cargos adicionales, políticas de recarga del tanque de gasolina, y cualquier otro gasto extra para reducir el gasto total.

Revise los seguros de viaje: Asegúrese no pagar cargos cuando usted puede que esté cubierto por el seguro de viaje o la tarjeta corporativa, revise siempre las coberturas.

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